Una plantilla de informe para clientes de agencias de selección es la estructura fija que reutilizas cada vez que actualizas a un cliente sobre un proceso abierto: qué avanzó, qué está parado y qué necesitas de él. La mayoría de las agencias rehace ese correo desde cero cada semana, y por eso llega tarde, se lee distinto cada vez y acostumbra al cliente a no abrirlo.
Aquí tienes los siete bloques del informe, un formato de terna que un responsable de selección puede leer en diez segundos, una cadencia que aguanta una agenda cargada y los datos del candidato que nunca deberían llegar al cliente. Está escrito para agencias, firmas de búsqueda directa y headhunters independientes que reportan sobre procesos que les pagaron por cubrir.
Un Informe al Cliente No Es una Presentación de Candidato
Se confunden constantemente, y mezclarlos es la razón de que las actualizaciones acaben siendo correos que nadie lee. Una presentación defiende a una persona. Un informe rinde cuentas de un proceso entero.
- Alcance. La presentación cubre un candidato. El informe cubre toda la búsqueda: pipeline, actividad, bloqueos y fechas.
- Objetivo. La presentación pide una decisión sobre una persona. El informe pide atención, casi siempre sobre un feedback que lleva días sin llegar o una entrevista que nadie ha confirmado.
- Cadencia. Las presentaciones salen cuando el candidato está listo. Los informes salen en una fecha que el cliente puede anticipar sin mirar el calendario.
Mantenlos separados. El informe remite a las presentaciones, no las repite. Si el eslabón débil son las presentaciones, presentar candidatos a clientes es otro ejercicio con su propio formato.
La Plantilla de Informe para Clientes de una Agencia de Selección
Siete bloques, siempre en el mismo orden. El orden importa más que el diseño: un cliente que solo lea los dos primeros bloques ya debería saber si el proceso va bien.
- 1
Cabecera
Puesto, interlocutor, consultor, fecha y semana del proceso a la que corresponde.
1 línea
- 2
Estado en una frase
En plazo, en riesgo o bloqueado, dicho antes de cualquier detalle que lo suavice.
1 línea
- 3
Foto del pipeline
Cuántos candidatos hay en cada fase y qué cambió desde el informe anterior.
tabla breve
- 4
Terna
Una fila por candidato presentado: estado, fecha de envío y siguiente paso.
tabla
- 5
Actividad de la semana
Lo que hizo el equipo: aproximaciones enviadas, entrevistas de criba, agendas coordinadas.
3-5 líneas
- 6
Decisiones que necesitamos
Acciones con responsable y fecha. El único bloque en el que el cliente tiene que actuar.
viñetas
- 7
Riesgos y notas de mercado
Resistencia salarial, contraofertas, perfiles escasos. Evidencia, nunca opinión.
2-3 líneas
El bloque seis es el que consigue respuesta. Una actualización sin petición explícita se lee y se archiva; una que dice que hay dos CVs esperando tu feedback desde el martes se contesta el mismo día.
El bloque siete es donde una agencia pierde credibilidad más rápido. Reporta el riesgo con la evidencia que lo produjo —tres candidatos rechazaron la banda publicada— y no como una queja genérica sobre el mercado. Lo primero es información que el cliente ha pagado. Lo segundo suena a excusa preparada de antemano.
Qué Debe Llevar el Bloque de la Terna
La terna es el bloque que el cliente sí lee, así que tiene que aguantar un vistazo en el móvil. Una fila por candidato, cinco columnas, nada de prosa.
| Columna | Qué va dentro | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Candidato | Nombre e inicial del apellido, o tu código de referencia | Identifica a la persona sin dejar un perfil completo en una cadena de correos |
| Enviado | Fecha en que se mandó el CV | Hace visible cualquier retraso sin acusar a nadie |
| Estado | Vocabulario cerrado: presentado, en entrevista, oferta, descartado, retirado | Permite comparar esta semana con la anterior |
| Siguiente paso | Quién hace qué y para cuándo | Convierte la fila en una acción y no en una foto fija |
| Nota de encaje | Una línea ligada a un requisito del briefing | Recuerda al cliente por qué esa persona entró en la terna |
Cómo redactes la columna de estado decide si el informe sirve para algo. Compara los dos registros:
Los CVs completos van aparte y con tu maquetación, no como los archivos que te mandó el candidato. Formatear los CVs de candidatos para clientes es el paso que hace creíble el bloque de la terna.
Cada Cuánto Enviar un Informe al Cliente
Semanal, el mismo día, mientras el proceso siga abierto, y después se corta. Un informe previsible de los jueves vale más que uno brillante que aparece cuando el consultor se acuerda.
| Momento | Qué enviar | Extensión |
|---|---|---|
| 48 horas después del briefing | Primera lectura de mercado: salario realista, perfiles disponibles y qué parte del briefing no se sostiene | Media página |
| Cada semana con el proceso abierto | El informe completo de siete bloques | Una pantalla |
| Después de cada entrevista con el cliente | Una nota de tres líneas, no un informe | 3 líneas |
| Al cubrir o cerrar la vacante | Resumen de cierre: fechas, ratios y qué cambiar la próxima vez | Media página |
| Cada mes, en cuentas con varias vacantes | Revisión de cuenta con todos los procesos abiertos y cerrados | Una página |
Manda el informe semanal incluso en una semana sin movimiento. El silencio se interpreta como abandono, y un informe de una línea diciendo que el pipeline sigue igual porque el briefing todavía no tiene banda salarial aprobada es, justo, lo más útil que puedes decir.
Qué Métricas Incluir en la Actualización al Cliente
Cuatro números, no catorce. Un informe al cliente no es un cuadro de mando, y cada métrica de más trae otra pregunta que tendrás que responder por correo.
| Métrica | Qué le dice al cliente |
|---|---|
| Candidatos presentados frente a la terna acordada | Si el proceso va al ritmo previsto |
| Presentaciones por entrevista del cliente | Cómo de fina es tu criba: el número que defiende tus honorarios |
| Días entre el briefing y la primera presentación | Tu velocidad, medida siempre igual |
| Días de espera por feedback del cliente | Su velocidad, contada como dato y no como reproche |
Esa última fila es la que las agencias borran antes de enviar, y es la que cambia el comportamiento. Un cliente que ve por escrito siete días hábiles de retraso propio, al lado de tus tres días de presentación, deja de culpar al pipeline. Si quieres las definiciones completas de estos números, las métricas de tiempo de contratación para agencias explican cómo medirlos sin un equipo de datos.
Qué Dejar Fuera del Informe
Un informe al cliente es un documento que dejas de controlar en cuanto lo envías. Se reenvía, se pega en una presentación del comité de contratación y acaba en una carpeta que nunca verás, así que la opción segura es incluir solo lo que el cliente necesita para decidir.
No es únicamente prudencia. La normativa europea de protección de datos aplica el principio de minimización de datos: los datos personales deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad con la que se tratan. Quien decide si convoca una entrevista no necesita todo lo que averiguaste en la llamada de criba.
- Candidatos que no han aceptado ser presentados. Nombrar a alguien que solo has localizado, sin haber hablado con él, es la brecha más habitual en este documento.
- Circunstancias personales. Salud, situación familiar, edad, personas a cargo o detalles migratorios que vayan más allá del permiso de trabajo para el puesto.
- Salario actual. Reporta la expectativa del candidato frente a la banda del briefing. En cada vez más territorios, el histórico salarial es una pregunta que ni siquiera puedes hacer.
- Tus datos comerciales. Márgenes, carga de trabajo del consultor y objetivos internos van en tu reporting de gestión, no en una actualización al cliente.
- Notas de criba literales. Resume contra el requisito. Una frase textual leída por un tercero seis meses después casi nunca significa lo que significaba en la llamada.
La conservación merece una decisión y no una costumbre. La autoridad británica de protección de datos señala que la normativa no fija un plazo concreto para guardar los registros de selección, así que tienes que definir tus propios periodos y poder justificarlos. Escribe ese plazo una vez en el pie de la plantilla y no vuelves a decidirlo.
Que el Informe Cueste Diez Minutos
Una plantilla que tarda dos horas en rellenarse es una plantilla que se salta justo las semanas en las que más falta hace. Tres cambios suelen bajarla de diez minutos.
- Fija el día y el remitente. Mismo día, mismo consultor, mismo formato de asunto. La previsibilidad es buena parte de la calidad percibida.
- Deja los bloques aunque estén vacíos. Escribe sin cambios en lugar de borrar la sección. Un bloque que desaparece hace pensar al cliente qué más se quedó fuera.
- Saca los números de un solo sitio. Si la foto del pipeline depende de tres hojas de cálculo y de tu memoria, el informe siempre costará una hora y a veces estará mal.
Ese último punto suele ser el cuello de botella real: el informe es lento porque los datos de los candidatos están dispersos. Si es tu caso, Interactive CV para equipos de selección reúne los CVs sueltos en una base única y buscable, con criba por IA y perfiles listos para el cliente, que es de donde salen casi todos estos siete bloques.
Preguntas Frecuentes
¿Qué debe incluir el informe de una agencia de selección a su cliente?
Siete bloques: cabecera, estado en una frase, foto del pipeline, terna, actividad de la semana, decisiones que necesitas del cliente y riesgos o notas de mercado. El bloque de decisiones es el que genera respuestas.
¿Cuánto debe ocupar un informe al cliente?
Una pantalla para la actualización semanal de una vacante y alrededor de una página para la revisión mensual de cuenta. Si se alarga más, el detalle va en las presentaciones de candidatos adjuntas, no en el informe.
¿Hay que enviar informe en una semana sin novedades?
Sí. Un informe corto que nombra el bloqueo vale más que el silencio y deja constancia de la causa mientras aún se puede corregir. Casi todos los procesos parados lo están por algo que controla el cliente.
¿Hay que conservar los informes enviados al cliente?
Trátalos como parte del expediente del proceso. En Estados Unidos, la EEOC obliga a las empresas a guardar todos los registros de personal y empleo durante un año, y tus informes suelen ser el único rastro escrito de por qué la terna fue la que fue.
¿Se puede usar el mismo formato con todos los clientes?
Sí, y conviene. Los bloques se mantienen fijos y solo cambia la profundidad. Una vacante suelta de una empresa pequeña lleva los mismos siete bloques que una cuenta de volumen, con entradas más cortas en cada uno.